«Выбор программного обеспечения при переходе на ЕПС»

Здравствуйте, коллеги!

Несмотря на достаточно большое количество проведенных за этот год вебинаров, семинаров и съездов, посвященных обзору программного обеспечения для перехода на ЕПС, к нам по прежнему поступает достаточно большое количество звонков от потенциальных клиентов по данной теме. И по характеру вопросов можно сказать, что большинство организаций все еще находится на перепутье выбора. Поэтому мы (Эверест) решили еще раз поднять эту тему и выделить основные моменты.

На сегодняшний день существуют различные решения от самых разных производителей, которые в том числе отличаются по цене. Однако, несмотря на все многообразие, есть один существенный момент, который позволяет разделить программы на две части. Дело в том что все программы делятся архитектурно на два вида – те, в которых учет пайщиков/займов/сбережений объединен в рамках одной программы/базы данных, и те программы в которых учет пайщиков выделен отдельно от бухучета в отдельную управленческую программу, которая ведет расчет займов/сбережений/взносов и в дальнейшем выгружает эти сведения в программу ведения бухгалтерского учета для составления баланса. Этот признак делит весь рынок программ для КПК на две примерно равные части, и определившись с тем, как вы хотите организовать свою работу, вы можете отбросить лишние варианты. Осталось только решить, что выбрать? «Все в одном» или две программы с перегрузкой? Казалось бы, ответ очевиден – берем все в одном и не заморачиваемся с перегрузкой данных, но это лишь на первый взгляд. Помимо очевидного плюса «отсутствие необходимости перегрузки данных» такое решение обладает рядом достаточно существенных минусов, которых если разобраться куда больше:

• 1) Зачастую, стоимость лицензии в пересчете на одно рабочее место у таких программ выше, что при большом количестве автоматизируемых рабочих мест, может потребовать существенных вложений;
• 2) Программы написанные на базе бухгалтерских программ содержат в себе весь функционал бухгалтерского учета, который большинству персонала организации при работе не нужен (например задача кассира выдавать и принимать деньги, задача кредитного менеджера рассматривать заявки, службы взыскания обеспечивать возврат займов). Однако весь этот функционал присутствует в программе и засоряет «обзор», что значительно усложняет внедрение таких программ;
• 3) Сложности с разделением полномочий к доступу данных в программе. Бухучет содержит в себе избыточное количество данных, которые тесно взаимоувязаны между собой. Таким образом, сложно оградить пользователя от не нужных ему данных. Это может быть особенно неудобно в больших и средних организациях имеющих дополнительные офисы в различных городах и населенных пунктах. Согласитесь, как то не логично, когда кассир какого-нибудь удаленного офиса имеет доступ к просмотру данных всей организации, включая сведения о заработной плате руководства, вкладах и займах других офисов;
• 4) Как правило, программы, разработанные на базе бухгалтерского учета, не обладают широтой настроек в части выдачи займов, построения графиков, ассортиментом сберегательных программ, особенностью взимания членских взносов. Тому есть ряд причин и самая главная в том, что все такие особенности весьма сложно увязать с бухгалтерским учетом, на базе которого эти программы и разработаны. За все время работы мы встречали не мало просьб от клиентов в части реализации начисления/уплат членских взносов по займам, операционных взносов со сберегателей, а также особенностей в части расчета процентов по займам и сбережениям которые были им необходимы, но не были реализованы в их прошлых программах учета;
• 5) Устойчивость таких систем в дальнейшей эксплуатации так же вызывает нарекания. Поскольку основной разработчик бухгалтерских программ это фирма «1С», которая реализует особенности учета, руководствуясь своими соображениями не консультируясь по понятным причинам с разработчиками специализированных решений для КПК на базе бухучета, часто возникают сбои и ошибки при обновлении бухгалтерской составляющей таких программ. Сторонним разработчикам сложно учесть все моменты которые реализовала фирма «1С»в очередном обновлении и основными тестировщиками таких ошибок выступают конечные пользователи. Мы не раз слышали от пользователей таких программ, что они стараются обновляться как можно реже, поскольку подобные обновления часто очень сильно нарушают работу, «плывут» цифры, балансы, приходится все долго и подробно проверять, буквально до следующего обновления. И самое главное, при кардинальных изменениях в учете, таких как был ранее переход на новый план счетов и, как сейчас переход на единый план счетов (ЕПС), всю такую систему приходится менять под корень, полностью. Переносить данные пайщиков в новую программу, оставляя старую как архив и пользуясь этим архивом как справочником еще долгое время. Учитывая, что нормативная база ОСБУ все еще до конца не проработана, а та часть, что проработана достаточно часто подвергается изменениям и дополнениям, обновления на бухгалтерские программы будут выходить достаточно часто, а значит, все проблемы, что были озвучены выше будут актуальны еще долгое время.

Большей части всех описанных выше недостатков лишены программы оперативного учета реализованные отдельно от бухгалтерского учета. Они компактны, поскольку задействуют только необходимый документооборот, касающийся работы с пайщиками. Обладают гибкими настройками выдачи займов, приема сбережений, построения графиков, расчета членских и операционных взносов. Что позволяет внедрять их гораздо быстрее, не требуется большого объема дополнительных доработок, не нужно учить весь персонал КПК работе в новом бухгалтерском учете и стандартам ОСБУ. Разграничение полномочий доступа так же реализовано более жестко. А обновление бухгалтерской программы не представляет проблемы, так как данные пайщиков это не затрагивает.

Единственная проблема таких программ - это необходимость периодического обмена данными с программой бухучета, но эти обмены полностью автоматизированы, и все что требуется бухгалтеру не забывать эти самые обмены делать. Более того, при необходимости ведения двойного бухгалтерского учета (на плане счетов Минфина и на плане ЦБ) это выглядит даже более привлекательно! Ведь такие программы могут выгружать данные в оба бухучета параллельно.

В качестве программы ведения бухгалтерского учета на ЕПС я бы рекомендовал рассмотреть одну из двух программ предлагаемых фирмой «1С» в зависимости от структуры организации. Для организаций с дополнительными офисами обслуживания это 1С: БНФО. Для небольших организаций без допофисов 1С: Управление МФО и КПК. В данном случае можно быть уверенным в своевременном обновлении и качественном методическом сопровождении, что гарантирует фирма 1С. Данная программа устанавливается только главному бухгалтеру, что само по себе значительно дешевле, чем ставить бухучет на каждое рабочее место.

Еще одной из интересных особенностей программ обособленного ведения расчетов с пайщиками является их удобство при использовании аутсорсинга бухучета. В этом случае бухгалтерский учет ведет отдельная организация, а в КПК остается только программа расчетов с пайщиками. Но об этом более подробно Вам расскажет следующий выступающий.

Теперь вы знаете на что стоит обратить внимание при выборе ПО. Но если у Вас остались вопросы, можете связаться со мной или с нашей компанией после слета, с радостью ответим на все ваши вопросы.